近年メディアでも注目されている労働基準監督署の事業所調査について、「もしうちの会社に調査が入ったらどうしよう？」と漠然とした不安を感じている経営者の方もいらっしゃることでしょう。 労働基準監督署の調査を受ける可能性はどの企業にも等しくあります。
「どの位細かいところまで調査されるのか？」
「違反するとどんな処分があるのか？」
などと、考えれば考える程不安になりますね。
ここでは、もし調査を受けることになっても焦ってしまうことの無いように、調査ではどのようなところを見られるのか、調査の流れ、いざ調査を受ける際の対策などについてご説明します。
目次
1.労働基準監督署の事業所調査とは
労働基準監督署の事業所調査とは、正式には「臨検監査」といい、労働基準監督官が直接事業所に立ち入り、企業が労働基準法などに違反していないか調査するために、労働条件や実際の労働状態などについて調査を行うことをいいます。
監督官には、事業所への立ち入り調査権や帳簿・関係書類などを調査する権利や関係者に尋問する権利などが付与されています。調査の結果、法令違反と判断された場合は、事業主に是正指導がされることになります。
また、事業素内の機械・設備に危険性が認められた場合は、その場で使用停止などを命じられることもあります。
もし是正指導を受けた事業主が、度重なる指導を受けても是正を行わない場合、任意調査や捜査・差し押さえ、逮捕などに処されることがあり、検察庁に送検されてしまうケースもあります。
調査にはどのような種類のものがあるのか、さっそく確認していきましょう。
１−１.調査の種類
労働基準監督署の調査は主に次の4つの種類があります。
【定期監督】
- 労働基準監督署による調査のほとんどはこの定期監督に当てはまります。
- 労働基準監督署が任意に管轄内の事業所から選定し、事前に調査の日程を連絡した上で調査を行います。
【申告監督】
- 企業に勤めている従業員や退職者から、残業代の未払いや不当解雇があったなどの申告があった際に、その申告内容を確認するために行う調査をいいます。
- 申告監督を行う際は、申告者を保護するために申告監督であることを告げずに定期監督を装って調査の来ることが多いため、残業代の未払いなどに思い当たるふしがある場合は心づもりが必要です。
【災害時監督】
- 一定規模以上の労働災害が発生した場合に、実態を確認するために調査が入ります。
- 災害がどうして起きたのか、その原因を明らかにし再発を予防するための指導が行われます。
【再監督】
- 以前の調査で是正勧告を受けたにもかかわらず、指定された期限までに「是正改善報告書」を提出しなかった場合や、事業所の対応が悪質と認められた場合に、再び調査が行われます。
１−２．時期や予告は
労働基準監督官が来社するパターンは、主に次のような3つのパターンに分けられます。
- 予告なしに突然来社する
- 調査日時や準備する書類などを記載した書面を事前に送付してくる
- 電話で調査日時を告げる
突然調査に来られてしまうとこちらも慌ててしまいますね。
つい不平を言ったり「迷惑だ」と言わんばかりの対応をしないように冷静な対応をするように気を付けましょう。事前に調査日時が分かれば書類の準備や心の準備を整えることができますね。
調査では、事業所のありのままの状態を把握する必要があるため、原則的には予告なく来社し調査に当たることになります。しかし実際は、事前に電話などの連絡があり、調査の日時について告げられることが多いようです。
もし突然の来社を受けた場合は動揺してしまうかもしれませんが、気持ちを落ち着けて「何について調査に来たのか」をしっかり確認することが大切です。
そして当日に、担当者不在などでどうしても調査に対応することが難しい場合は、誠意をもって事情を説明し、後日改めて調査に来社してもらうよう依頼することも可能です。日程の変更には応じてもらることが多いですが、調査を拒否することは認められません。
１−３.調査って一体何をするの？
調査では、賃金台帳やタイムカード、就業規則など事前に準備しておくよう指示した書類をチェックしたり、労務担当者などに色々な質問をしたりします。その後関係者などにも聞き取り調査をしたり、事業所内を調査したりなど、状況確認の証拠となるものを集めます。
後日「是正勧告書」「指導票」が交付され、それに対する新たな資料や改善結果などについての報告書を提出することが求められます。報告書には提出期限がありますので、期日厳守で必ず提出するようにしましょう。
調査の詳しい流れについては次章でご説明します。
２. 労働基準監督署の事業所調査の流れ
調査を受けるにあたって、全体的な流れを知っておくことはとても大切なことです。
事業所調査の流れは主に
「立ち入り調査→是正勧告書などの交付→是正改善報告書の提出」
の順番で行われます。
①立ち入り調査
立ち入り調査は、通常2名（または1名）の労働基準監督官によって行われます。
具体的な調査事項は、調査の内容や事業内容、違反している可能性がある事由などを勘案して決める必要があるため、特に決まりがあるというわけではありません。しかし、一般的に次のような流れで調査が進められることが多いようです。
- 労働関係帳簿の確認
- 事業主または責任者への聞き取り調査
- 事業所内の調査や従業員への聞き取り調査
- 口頭での改善指導・指示
②是正勧告書などの交付
調査の結果、法令違反や改善すべき点が明らかになった場合は、是正勧告や指導を受けます。
- 法令違反の場合：違反事項と是正期日を定めた「是正勧告書」が交付される
- 改善すべき点がある場合：法令違反ではないが改善すべきことを記した「指導票」が交付される。
*是正勧告書と指導票の両方が交付される場合もあります。
また、調査で事業所の施設や設備に大きな危険性があると判断された場合は、「使用停止等命令書」が交付されることになります。
③調査において是正勧告や指導票を交付された場合、期日までに指摘・指導された内容を改善した上で「是正報告書」を提出します。
この是正報告書は決まった書式があるわけではなく、違反した内容、是正内容、是正完了日などを記載して提出します。
３. 労働基準監督署の調査は何を見られる？
労働基準監督署の調査項目は、主に以下のような内容になります。
【労働時間について】
調査の中で最も厳密に調査される項目です。タイムカードなどの資料をもとに労働時間を調査し、残業時間について細かくチェックします。労務担当者や事業主が時間外労働・休日労働についてきちんと理解しているか、36協定の届出が適切になされているかなども重要な調査ポイントとなります。
【労働条件について】
従業員を雇う際に労働条件通知書をきちんと交付しているか、その内容が適切なものであるかどうかについて調査します。また、就業規則については、内容が法律に則ったものであり、なおかつ実態に即しているかどうかが調査されます。
さらに、就業規則が正社員にもれなく周知されているか、パートやアルバイトも就業規則の対象となっているかという点についても調査されます。
【賃金について】
賃金台帳をくまなくチェックします。残業代の計算方法に間違いはないか、残業代は間違いなく支払われているか、最低賃金が守られているかなども細かく確認します。
【有給休暇について】
従業員がどの位有給休暇を取得しているかを調査します。調査に備えて、有給休暇の取得を記録した管理簿を作成しておくと、調査をスムーズに進めることができます。
【健康管理について】
従業員に対して行った健康診断の記録や結果報告書など、健康管理についての書類も調査します。
【安全衛生管理について】
従業員の安全や健康がきちんと確保されているかという点について調査します。安全管理者を選任しているか、産業医を選任しているか、安全衛生委員会などが設置されているかなどについて確認します。
【その他】
企業組織図や労働者名簿など、事業所の基本的な情報となる資料も調査対象となります。また、場合によっては財務諸表なども調査対象になることがあります。
４. 突然調査が入ってしまったら・・対策を考える
労働基準監督署の調査が入るとなると、どうしていいのか分からずに不安になってしまう方もいらっしゃるでしょう。しかし、調査に備えてできるだけ対策を練っておけば調査を無事に切り抜けられる可能性が高くなります。
調査を受けるにあたり、有効な3つの対策をご紹介します。
４−１．調査には真摯な態度で臨む
労働基準監督署の調査に立ち会う際は、ふさわしい服装や真摯な態度で臨むことが大切です。労働基準監督官は、調査で法律違反を見つけた際に指摘や指導をすることになりますが、監督官も1人の人間である以上、立会人の態度によって印象がかなり変わってくると思われます。
時々労働基準監督官に対してあからさまに失礼な態度をとったり暴言を吐いたりする人がいるようですが、それらが調査結果に悪い影響を与えてしまうことは否定できません。労働基準監督官は調査のプロであるため、「至らないところを教えてもらう」という姿勢で調査を受けてみてはいかがでしょうか？
質問には正直に答え、書類の提出を求められれば迅速に準備するなど、真摯な態度で臨むようにしましょう。
４−２.指示された書類をきちんと準備しておく
通常の「定期監督」であれば、事前に用意しておく書類のリストが指示されます。指示された書類を抜けることなく用意し、分かりやすいように整理しておきましょう。調査当日に不足書類がたびたび出てくると、労働基準監督官の心証もあまりよくありません。
もし、不足している書類があって調査当日まで時間があるようなら、作成しておきましょう。その際は言うまでもなく、事実の改ざんや架空の事項で資料を作り上げるということは厳禁です。
４−３.弁護士や社労士に立ち会いを依頼する
労働基準監督署の調査を受ける際、企業内の労務担当者や事業者のみで立ち会うことが不安な場合は、弁護士や社会保険労務士に立ち会いを依頼するのも1つの方法です。労働基準監督官は調査のプロですので、それに対応するために弁護士のなどの専門家にも立ち会ってもらうことで、安心して調査を受けることができます。
また、是正勧告書や指導票を受け取った際には、弁護士などに内容を確認してもらい、是正に向けた効果的な方法アドバイスをもらうこともできます。
５．今後労働基準監督署の調査に焦らないために
労働基準監督署の調査結果で、一番違反率が高いのは「労働時間に関する違反」で、割増賃金に関する違反も多く見られます。今後、労働基準監督署の調査を受けることになっても焦らないためには、その場しのぎの対策ではなく、日頃から労働環境の整備を心がけておくことが大切です。
特に、違反率の多い「労働時間に関する違反」については、従業員の労働時間を適性に把握しておくことが重要です。もし、従業員の勤怠管理を出勤簿のみで行っている場合には、残業時間数を適性に把握するためにも出勤時間や退勤時間についても記入するようにしましょう。
タイムカードやオンラインでの勤怠管理システムを利用するのもおすすめです。また「割増賃金についての違反」対策として、労務担当者向けに改めて割増賃金の計算方法などについて確認しておきましょう。深夜の残業や休日出勤の取り扱いについて、もう一度確認しておくことをおすすめします。
他にも、就業規則の内容が法律に沿ったものであるかどうか、36協定は届け出てあるかなど、基本的なところも再度確認しておきましょう。もし判断に迷うようなことがある場合には、労務分野に強い弁護士や社会保険労務士などに相談して効果的なアドバイスをもらうのもいいでしょう。
６.まとめ
労働基準監督署の調査を受ける際には、指定された書類をもれなく整え、質問には正直に答えるなど真摯な態度で応対することが重要です。また、いつ調査が入ってもいいように、労務関係書類を改めて確認しておくと安心です。
調査を受けるのは大変不安な気持ちになってしまうかもしれませんが、調査の結果もし法律に違反している事項が見つかっても、それをマイナスと捉えるのではなく、調査官に改善方法などを具体的に教えてもらい、企業の労働環境を一層良いものに改善していくための1つのきっかけと捉えてみてはいかがでしょうか？
