経営者にとって、残業代の支払いは大きな負担となるためできるだけ抑えたいと思うのが本音ではないでしょうか。近年、残業代の支払いを実際の残業時間によって支払うのではなく、「固定残業代（みなし残業代）」として毎月定額で支払う「固定残業代制度」を導入している会社が増えています。
しかし、当制度は運用方法を誤るとトラブルに発展する可能性もあることから、正しい知識をもち従業員の同意を得た上で導入することが大切になってきます。ここでは、固定残業代の導入方法やメリット・デメリット、注意しなければならない違法となるケースなどについて詳しく解説していきます。
目次
１．固定残業代（みなし残業）とは
固定残業代（みなし残業）制度とは、実際の労働時間数にかかわらず、毎月一定の残業があるとみなして、基本給とは別に「固定残業代」として支払う制度をいいます。この固定残業代制度は法令で定められた制度ではなく、会社が任意に適用する制度です。
固定残業代には、次の2つのパターンがあります。
① 組込型：固定残業代を別途支給とせずに基本給の中に組み込む
② 手当型：固定残業代を「時間外手当」などの独立した定額手当とする
通常、会社では従業員の実際の労働時間における時間外労働や休日労働の割増賃金を計算しなければなりませんが、処理に時間がかかったり計算ミスがあったりなど負担が大きくなっています。
そこで、割増賃金の計算を効率的に行うために固定残業代制度を導入し、毎月一定時間の時間外労働時間があるものとみなして、そのみなし残業に対する一定額を割増賃金として支給します。
しかし、固定残業代制度はあくまでも賃金を計算する上でのルールなので、従業員は「みなされた時間分」の労働を強いられるわけではありませんし、その時間を超えて労働することを免れるものでもありませんので注意が必要です。
２．固定残業代（みなし残業）の導入方法
ここからは、固定残業代の導入方法について具体的に解説していきます。
① 当該業務に必要とされる時間外労働等の勤務実態を調査する
業務上必要とされる時間外労働・休日労働時間数を把握するために、勤務実態を調査し、どの位の時間数を「みなし残業」とするのか検討します。
② 従業員に制度導入の説明をし、同意を得る
固定残業制の導入について従業員に説明し同意を得ます。
特に、労働条件の不利益変更となる場合には、従業員に詳しく説明をした上で、書面による個別の同意書が必要になります。
③ 就業規則に定める
固定残業制導入について就業規則に定めます。
例えば「15時間分の時間外割増賃金として支給するものとし、支給額は個別の労働契約書で明示する」などという文言になります。
④ 従業員への周知義務
個別の労働契約書などで「残業○○時間分を、残業代として△△円支払う」というように、具体的な時間数や金額を明示する必要があります。
⑤ みなし時間と実際の労働時間が異なる場合の取り扱い
【実際の労働時間＜みなし時間】
実際の労働時間がみなし時間を下回った場合は、固定残業代は満額支払います。
【実際の労働時間＞みなし時間】
実際の労働時間がみなし時間を上回った場合は、上回った分の割増賃金を支払う必要があります。
３.固定残業代制度導入のメリット・デメリット
固定残業代制を導入すると、企業側・従業員側にどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。企業側・従業員側のそれぞれについて詳しく見ていきましょう。
３−１.企業側のメリット・デメリット
まずは、固定残業代制度を導入すると企業にとってどのようなメリット・デメリットがあるのかそれぞれ確認していきましょう。
【メリット】
賃金の計算が楽になりミスを防げる
残業代を一定額で支給することになるので、割増賃金の計算など賃金計算が効率よく進められます。
しかし、実務上はみなし残業代で「残業代がカバーされているか」を確認しなければならず、カバーされていない場合は精算処理をする必要があります。
人件費を把握しやすい
人件費は会社の経費の中でも大きな割合を占めます。
固定残業代制を導入すれば人件費がある程度固定化されるので把握しやすくなります。
【デメリット】
きちんとした知識なく安易に導入するとトラブルになることもある
「固定残業代制を導入すればどんなに残業させても大丈夫」などと誤った認識を持っている場合、従業員から未払い残業代を請求されるというようなトラブルになるケースがあります。
３−２.労働者側のメリット・デメリット
では一方で労働者側にはどのようなメリット・デメリットがあるのか確認していきましょう。
【メリット】
効率よく働けば「みなし分」得をする
固定残業代制度は、実際に働いた時間数に関わらず一定時間残業したとみなされて、その分の賃金が支払われます。
効率よく仕事をして定時に帰っても、固定残業代は支給されるので「みなし分」得することになります。
賃金が安定する
月毎に残業時間等が変動すると賃金が安定しませんが、毎月定額で残業代が支給されれば賃金が安定し、閑散期で残業がほとんどない時期でも収入が減ることがなくなります。
【デメリット】
「みなし残業代を払っているから」といって定時に帰らせてもらえない
みなし残業代を支給されているからといって、その分残業しなければならないというものではありません。しかし、企業にとっては「みなし残業代を払っているのだから、その分残業してもらいたい」という考えもあり、仕事がなくても定時に帰ることができないというケースも考えられます。
具体的な業務指示がない場合、このような残業をする必要はありません。
未払い残業代が発生しても支払ってもらえない可能性がある
みなし残業時間を超えて労働した場合、会社側が実際の労働時間についてきちんと計算してくれていないと、超過した分の残業代を支払ってもらえない可能性があります。
４.固定残業代（みなし残業代）が違法になるケースはある？
固定残業代制は、法令で定められたものではなく会社の判断で導入できる私的な制度ですが、労働基準法の枠内で適用されている限りは法令違反となることはありません。しかし、運用の仕方によっては違法になるケースがありますので取り入れる際には十分な注意が必要です。
① 基本給と固定残業代の区別がついていない
固定残業代制を導入した際は、みなし残業時間数や固定残業代の金額について就業規則に定める必要があります。
最高裁では「基本給と残業代を明確に区別できていない固定残業代制は違法である」としているため、次のような文言は違法になります。
「基本給には、時間外労働に対する手当を含む」
→残業時間も残業代も明示されていません
「基本給には、法定労働時間を超える45時間分の労働の時間外手当を含む」
→残業代が明示されていません
② 残業代でない手当を残業代としている
仮に就業規則に「各手当を残業代として支給する」旨が記載されていたとしても、法的に残業代として認められないものがあります。
「営業手当」「成果給」「管理職手当」を残業代として支給している会社がありますが、いずれも裁判所には有効と認めてもらえないケースがほとんどです。
③ みなし残業代を超過した分の残業代が支給されていない
みなし残業時間を超えて残業した分の割増賃金が、上乗せして支払われない場合は違法となります。例えば、みなし残業時間が25時間とされている会社で、時間外労働を35時間行った場合は超過分の10時間について上乗せして時間外手当を支払う必要があります。
④ 基本給が最低賃金よりも低い
基本給（給与から固定残業分を差し引いた分）が最低賃金を下回っている場合、固定残業代制が違法になる可能性が高くなります。固定残業代分を差し引いた基本給を1ヶ月の所定労働時間で除して、都道府県別の最低賃金よりも下回っている場合、固定残業代制は違法になる可能性が非常に高いです。
⑤ みなし残業時間数が月45時間を超えている
みなし残業時間数が月45時間を超えて定められている場合は、36協定で認められている残業時間数を常に超えることを想定していると判断され、違法になる可能性があります。
特に、過労死ラインといわれている月80時間を超える残業時間を定めている場合は違法となる可能性が極めて高くなります。
５.まとめ
固定残業代制は、導入方法を誤ってしまうと長時間労働や未払い残業などで労使間トラブルに発展する可能性があります。導入の際には正しい知識をもって、従業員に丁寧に説明し同意を得る必要があります。
また、固定残業代制を導入しても従業員の勤怠管理はしっかりと行うことが大切です。実際の残業時間がみなし残業時間よりも超過していないかチェックするためだけでなく、従業員の心身の健康のためにもこれまで以上にしっかりと把握しておくようにしましょう。
