労働基準法などの法令が改正されたときや就業規則の内容が現在の実態にそぐわなくなった時など、就業規則を変更する必要が出てくるケースがあります。このような場合の変更は従業員から反対の声が出る心配をする必要はそれほどありません。
しかし、会社の経営状況が悪化したため賃金水準を引き下げるというような従業員にとって不利益となる変更は大きな反対の声が出ることが予想されます。そこでここでは、就業規則の変更手続きの流れについてや、従業員にとって不利益な変更の場合の対応の仕方について解説していきます。
目次
１.就業規則の変更方法の流れ
就業規則の変更方法の流れについて4つのステップに分けて解説していきます。
主な手順としては次のようになります。
- 現状の分析や変更内容を検討する
- 「意見書」を作成する
- 就業規則変更届を作成し届け出る
- 変更内容を周知させる
なお、就業規則は事業所ごとに定めることができますので、事業所ごとに適した規則を設けることが可能です。
１−１. 現状の分析や変更内容を検討する
会社の現状を分析した上で就業規則の変更方針を固め、変更案の草案を作成します。その際、非正規従業員（パート、アルバイトなど）がいる場合は、適用される従業員の範囲を明確にする必要があります。
また、変更する内容が法律違反をしていないかどうかなど、社会保険労務士などの労務のプロに相談すると安心です。法的に問題がないものができれば、取締役会で承認を得るなどして経営者・役員の合意を得ます。
１−２.「意見書」を作成する
就業規則の変更を労働基準監督署へ届け出る際は、労働者の過半数を代表する者の意見を聴取し、「意見書」としてまとめたものを添付する必要があります。労働者の過半数を代表する者は、過半数の従業員が加入している労働組合がある場合は、その代表者となります。
ここで大切なのは、あくまでも「意見を聴取すること」であり「同意を得ること」ではありません。もし反対意見だとしても、それを意見書としてまとめたものを添付して提出することになります。
１−３.就業規則変更届を作成し届け出る
就業規則変更届や意見書は決められた様式のものはありませんが、都道府県労働局のWEBサイトからひな形をダウンロードすることができますので、記載する事項など確認してみましょう。
【都道府県労働局】
https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/library/tokyo-roudoukyoku/standard/relation/11.doc
就業規則変更届、意見書、新しい就業規則を2部ずつ作成し労働基準監督署に届け出ます。それぞれ1部は会社控として返却されます。
１−４. 変更内容を周知させる
就業規則の変更は届け出れば終了というわけではなく、変更内容を従業員に周知することが義務付けられています。周知には主に次のような方法があります。
- 事業所内の見やすい場所に掲示する、または備え付ける
- 書面にして従業員に交付する
- 電子データとして、事業所内のパソコンでいつでも閲覧できるようにする
つまり、従業員がいつでも確認できる状態にしておくということが大切になります。
２.同意や合意はいらない！？就業規則に関する注意点まとめ
就業規則は会社のルールを定めた大切なものですが、これを変更するにあたり従業員の同意や合意を得る必要があるのでしょうか？
実は就業規則を変更する場合、従業員の同意や合意を得る必要はなく、仮に反対意見であったとしても就業規則の変更届を提出することは可能です。しかし、変更の内容が従業員にとって不利益な変更である場合は、従業員の同意を得る必要があり、同意を得ずに届け出た場合は裁判に発展するケースもあります。
就業規則の不利益変更は「高度な必要性」がある場合に限って認められています。
２−１．変更には社員の同意はいらない！？
就業規則を変更する場合、従業員から反対の声が出ることも考えられます。そこで問題になるのが「就業規則の変更には従業員の同意が必要か」ということです。
先にも触れましたが、就業規則の変更の際は、事業所の従業員の過半数が加入している労働組合があればその代表者、労働組合がなければ従業員の過半数を代表する者の意見を聴く必要があります。
この代表者について詳しくご説明すると、会社が一方的に指名する者、管理・監督する立場にある者は認められませんので注意しましょう。そして肝心な「意見を聴く」ということですが、これはあくまでも意見を聴くことのみを指し、同意や合意を得るまたは協議をするということまでは要求されていません。
そうは言っても、就業規則などの労働条件は労使が対等の立場に立って決定していくのが基本となりますので、会社が一方的に決定するのではなく、従業員代表の意見にはよく耳を傾け、できるだけ尊重する姿勢が大切です。
２−２. 不利益な変更も可能？
例えば、会社の経営が悪化した場合など賃金水準の引き下げを行うために就業規則を変更するとなると、従業員にとって大きな不利益になります。従業員の生活にダイレクトに影響を与えますので当然反発の声が上がるでしょう。
原則として、就業規則を従業員にとって不利益に変更することは認められていません。中でも賃金の引き下げや退職金制度の改定、手当の廃止などについてはかなり難しくなります。
しかし、就業規則を変更して現状に合わせることができなければ、会社自体経営が成り立たなくなってしまう可能性があります。既存の就業規則のままにしておくと、やがては従業員をリストラすることになり、それでも経営状況が上向かなければ倒産ということにもなりかねません。
このような点をふまえて、就業規則の不利益変更は次の条件を満たす一定の場合には認められています。
- 従業員全員の同意を得られる場合
- 従業員全員の同意が得られなくても、合理的な変更である場合
「合理的な変更」であるかどうかを判断する基準としては、従業員が受ける不利益の程度、変更の必要性や妥当性、労働組合との交渉状況などを総合的に判断することになります。
３.就業規則の変更に関する注意点
【就業規則の変更は「事業所単位」】
就業規則の変更は会社単位ではなく、事業所単位となりますので注意が必要です。例えば、本店と5つの支店がある場合は、本社と各支店それぞれが別個に就業規則を作成し届け出る必要があります。ただし、本社と支店で全く同じ内容の場合は、本店で一括して届け出ることができます。
【適用する従業員の範囲を明確にする】
事業所に正社員だけでなくパートやアルバイト従業員もいる場合、就業規則の変更が適用される従業員を明確にする必要があります。例えば、正社員にだけ適用する場合は「パート・アルバイト従業員は適用外」という文言が必要になります。
【従業員一人一人から同意書をもらう】
就業規則を不利益に変更する際は、従業員全員の同意を得る必要があります。会社は、従業員と個別に面談し十分に説明を行い、会社の現状を理解してもらった上で就業規則の変更に納得してもらうことが大切です。そして充分納得した上で従業員一人一人から同意書をもらうようにしましょう。
【同意書は「自らの意思で」書いてもらう】
就業規則の変更について従業員から同意書を書いてもらうときは、決して強制してはいけません。あくまでも、従業員が自らの意思で同意書に署名してもらう必要があります。
４.まとめ
会社のルールである就業規則を変更する際には、労働組合または労働者の過半数の代表者の意見を聴取する必要があります。その際、同意を得ることまでは求められていませんが、従業員側にできるだけ理解してもらえるよう協議に応じる姿勢が求められます。
また、不利益な内容に変更することは原則として認められていませんが、会社の経営上どうしても変更せざるを得ない場合は、従業員一人一人と話し合い会社の状況や変更内容等について理解してもらうことが大切です。
