新しく労働者を雇い入れる際には、雇用契約書の締結をする必要があります。雇用契約書は、法律的にはもちろんのこと、使用者にとっては労使間のトラブルを回避するためにも大切なものです。
ここでは、雇用契約書の書き方や注意点について、また労働条件通知書との違いや雇用契約を締結するタイミングなどについてご説明いたします。また、無料で利用できる雇用契約書の雛形も併せてご紹介いたします。
目次
１. 雇用契約書とは
雇用契約書とは、使用者と労働者との間で労働について取り決めたものを書面化したものです。お互いに同意して取り交わすものなので、後にトラブルが発生した場合でも書面で残したものがあれば適正に対応することができます。
従業員にとっては、契約内容や仕事上のルールなど再確認したいときに役立つ一方、使用者にとってもトラブルを未然に防止する効果もあるため、双方にとって必要な契約書といえます。
１−１.必須の記載項目
雇用契約書には、必ず記載しなければいけない事項について、労働基準法で定められています。それら必須の記載事項について詳しく見ていきましょう。
【労働契約の期間について】
労働期間に定めがあるかについて記載します。正社員には基本的に雇用期間の定めはありませんが、まれに定めがあるケースもあります。また、派遣社員やパート・アルバイトには期間の定めがある労働者にはきちんと明示する必要があります。
【有期労働契約を更新する場合の基準について】
派遣社員やパートなどの雇用契約に期限がある労働者に対して、雇用契約を更新する際の基準や条件について明記しなければいけません。更新なしの場合にトラブルになることが多く見られるため、労働者の勤務態度や実績または会社の経営状況などについて記載しておきます。
【就業場所や業務内容について】
勤務する場所や業務の内容について、記載する必要があります。業務内容については、より具体的に記載しておくとトラブル発生時に対処しやすくなります。
【始業・終業時刻、休憩時間、休日、有給休暇について】
勤務開始時間と就労時間、休憩時間や休日について明確に記載する必要があります。また、有給休暇についても明記しなければいけません。
【交代制勤務について】
業種によっては、シフト制などの交代制勤務を採用している場合があります。採用している場合はその旨を明記する必要があります。
【賃金の決定、計算・支払方法、支払時期について】
給与額はいくらか、その計算方法（月給・日給・時給）や支払方法（銀行振込・手渡し）について明記する必要があります。また、給与計算の締日や支給日についても記載します。
【退職について】
労働者から退職を申し出る際の方法（書面・口頭）や、退職希望日の何日前に申し出なければいけないのかを記載します。また、解雇となる要件についても明確に記載します。ほとんどの場合は、就業規則で解雇に関する決まりが定められているので、「就業規則の定めによる」と記載されることが多くみられます。
以上が、雇用契約書に必須の記載事項になりますが、必須ではなくても規定がある場合には明示しなければならない事項がありますので、以下に挙げておきます。
- 昇給について
- 退職手当について
- 賞与や臨時の賃金について
- 安全・衛生について
- 職業訓練について
- 災害補償について
- 表彰や制裁について
- 休職制度について
雇用契約書にこれらの項目について明記し、使用者・労働者共に納得した上で署名捺印したものを保管しておくことにより、将来トラブルが発生した場合でも適正な対応をとることができます。
また、労働者にとっても労働条件を明確に示したものを交付することによって安心感を与えることができます。
１−２.書き方の注意点は
雇用契約書は、労働条件を明確に示したものであり、使用者にとっては将来起こり得るトラブルを未然に防止する効果があります。しかし、完璧に防止することは難しく、トラブルになってしまう場合も少なくありません。
雇用契約書の書き方次第で防げるトラブルもありますので、作成する上での注意点を挙げておきます。
【「就業場所や業務内容」は変更になる可能性がある旨を記載する】
就業場所や業務内容は、雇用契約書の必須記載事項ですが、基本的には入社時のものを記載することになります。しかし、労働者によっては、就業場所や業務内容が契約時に示されたものに限定されていると捉えてしまうことがあり、配置換えや業務内容変更を命じた際にトラブルになるケースが多くみられます。
よって、就業場所や業務内容に変更の可能性がある場合は「業務の都合上変更の場合あり」などの記載をしておくとトラブルを回避することができます。
【昇給・退職手当・賞与などについてはなるべく記載する】
昇給や退職手当、賞与、臨時的な賃金については、必須記載事項ではありませんが、金銭に関することなのでできるだけ記載しておくことをおすすめします。労働者側からすると、一番はっきりさせておきたい所だとも言えます。
就業規則にその定めがある場合は「就業規則の定めによる」などの文言を添えておいてもいいでしょう。ただし、パートについては明示することが義務付けられていますので必ず記載する必要があります。
【就業規則の内容と統一させる】
労働者が10人以下という小規模企業を除いて、就業規則はどの企業でも定められています。雇用契約書を作成する際は、就業規則に則った内容のものを作成する必要があり、内容が矛盾していたり違っていたりすると、トラブルの元になります。
就業規則の条件を下回る労働契約は無効になってしまうため、就業規則と内容を照らし合わせて作成することが大切です。
１−３.パートやアルバイトにも渡さないといけないの！？
パートやアルバイトを雇用する際にも、雇用契約書を渡す必要があります。パートやアルバイトは、正社員に比べて労働者の身分が不安定なため、「パートタイム労働法」という法律で保護されています。
その法律の中で、「パートとして雇用しようとするとき、雇用契約書等の書面で必ず明示しなければいけない」という事項が定められています。雇用契約書に記載する事項は正社員と基本的には同じですが、明示すべき項目が正社員の場合よりも多くなっています。
追加されている項目は次の4つです。
- 昇給の有無
- 退職手当の有無
- 賞与の有無
- 相談窓口の有無
これらの項目についてもきちんと明示することによって、不利益な労働契約を締結しないよう法律で守られています。パートやアルバイトとの雇用契約書にこの4つの記載が漏れてしまうと、会社は「パートタイム労働法」違反となりますので、注意が必要です。
１−４.雛形やテンプレート集
雇用契約書の雛形やテンプレートは、インターネット上で無料でダウンロードできるものがあります。ここでは、その1部をご紹介します。
【正社員向け】
◇マイクロソフト社
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13280
◇freee株式会社
https://template.freee.co.jp/template/132
◇bizocean
https://www.bizocean.jp/doc/detail/521840/
【パート・アルバイト向け】
◇an report
https://weban.jp/contents/an_report/tools/
◇マイベストジョブ
https://mybestjob.jp/saiyo/baito-saiyo-tetsuduki-templates/
２.雇用契約書はいつ渡す！？雇用した際の流れ
雇用契約書を労働者にいつ渡すのか悩まれるかもしれませんが、実務上は社会保険や給与計算の関係もあり、試用期間が始まる時点までには雇用契約が成立している必要があります。
つまり、雇用する労働者が決まったら、入社前には書類上のやりとりを完了しておかなければならないことになります。しかし、実際には企業によって様々で、早い所では内定後すぐに郵送している所もあれば、遅い所では入社日当日という所もあります。
さらに、企業の中には試用期間終了後に雇用契約書を渡すといった所もあるようですが、これでは試用期間中の労働条件について何ら定められていないに等しく、トラブルが発生する可能性が大いに考えられます。
交付が遅くなってしまうと、余計なトラブルに対応せざるを得なくなってしまいます。雇用契約書は、本来は使用者と労働者が共に内容を確認し合いながら、疑問・質問を1つずつ解決して進めていくものです。
雇用契約書を締結していくベストな流れは、初出勤日前に直接説明をして、数日間の猶予をあけた上で初出勤日に締結・交付が望ましいのではないでしょうか。
３. 雇用契約書と労働条件通知書の違いとは
雇用契約書と同じような書類に、労働条件通知書があります。記載される内容はほとんど変わりがありませんが、大きな違いがあります。それは、「お互いの同意がある契約書かどうか」ということです。
雇用契約書は、使用者と労働者双方の署名捺印が必要とされていますが、労働条件通知書は使用者が労働者に対して一方的に労働条件を示すもので、使用者の署名捺印がなされるのみです。
どちらの書類が正しいのかという法律上の根拠はなく、労働契約を締結する際には、雇用契約書か労働条件通知書のいずれかを明示すればよいとされています。
しかし、実務上は労働条件通知書よりも雇用契約書を締結することをおすすめします。労務に関するトラブルが発生するのは、「募集内容や採用時の条件と異なる」といった「言った、言わない」の問題になることが多くみられます。
そういったことからも、使用者から一方的に明示する労働条件通知書よりも、双方が納得の上で署名押印して交わす雇用契約書の方が、労働者の同意を得ていることの証明にもなるため、トラブル対処にも役立ちます。
４.まとめ
雇用契約書は、作成や締結に手間や時間を要するものなので、少々面倒に思ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。しかし、仮に雇用契約書を交わさなかったことにより労務トラブルが発生してしまうと、より面倒な事態となり費用や時間もかかってしまいます。
また、雇用契約書をきちんと労働者側に提示できるという姿勢を示すことは、労働者に安心感を与えることができるだけでなく、上質な企業であることのアピールにも繋がります。
労働者を雇用する際は、労使共にメリットのある雇用契約書を締結するようにしましょう。
