36協定の特別条項の記入例と手続きの流れは？注意点にも注目！

会社が軌道に乗ってきて忙しくなってくると、従業員に時間外労働をしてもらいたいと思う経営者は多いでしょう。しかし、従業員に時間外労働をさせるには経営者の一存で決めることはできず36協定を締結し労働基準監督所に届け出る必要があります。

そしてそれでも足りない場合は、36協定に「特別条項」を付けることによってさらに時間外労働をさせることが可能になります。ここでは、特別条項の記入例を具体的なモデルケースを使ってご説明します。

また、特別条項付き36協定の届出の手順や注意点などについてもご説明していきます。

１．36協定の特別条項とは

そもそも従業員に時間外労働や休日労働をさせるためには、「36協定」を締結し届け出る必要があります。この届け出をして初めて時間外労働などをさせることができます。

しかし、36協定を届け出れば無制限に時間外労働などをさせられるわけではなく、以下のような上限が決められています。

この上限時間は、労働基準法ではなく厚生労働省の通達に基づくもので法的拘束力はありませんが、労働基準監督署はこの上限に基づいて判断するため上限を超えたことが明るみに出た場合は、厳しい指導を受ける可能性があります。

しかし36協定を届け出て上記のような上限時間を守りながら業務を行うことを心がけていても、繁忙期や緊急の対応が求められた場合など、さらに時間外労働をさせたいときもあるでしょう。

そこでそのような場合に活用できるのが「特別条項」になります。特別条項付きの36協定を締結し届け出れば、一定期間において36協定での上限時間を超えて時間外労働などをさせることが可能となります。

例えば、36協定を締結したのみだと1ヶ月の時間外労働は最高45時間ですが、「60時間まで延長することができる」という内容の特別条項を付けておけば、60時間までは時間外労働をさせることができます。

ただし注意しなければならないのは、特別条項が適用できるのはあくまでも繁忙期や緊急的な業務の場合に限られ、年間で6ヶ月までと決められている点です。「特別条項付36協定を届ければ従業員に好きなだけ残業させられる」というわけではありませんので注意しましょう。

２. 36協定の特別条項の記入例

特別条項では、基本的に次の5つの項目について定めることが義務付けられています。

• 36協定での時間外労働を超えてさらに労働をさせる必要がある「特別な事情」について
  特別な事情とは、予算・決算業務、大量受注、ボーナス商戦に伴う繁忙期など具体的な事由を記載する必要があります。ただ単に「業務繁忙」や「使用者が必要と認めるとき」などという文言では適用することができません。

• 特別条項を付けることについて労使間の手続きがあったことについて
  特別条項を適用する場合は労使間で意思確認が必要となりますが、具体的な制約が決められているわけではなく、通常は協議や通告などの方法で行われます。

• 残業時間の上限
  特別条項では時間外労働の上限が定められていませんので実質青天井といえます。しかし、上限時間の設定には従業員の心身への負担を充分に考慮して決めることが大切です。

• 特別条項を適用できる回数（年間最高6回まで）
  年間を通して好きなだけ適用できるわけではありませんので注意しましょう。

• 36協定の時間外労働を超えて労働させる場合の賃金の割増率
  賃金の割増率については明確に記さなければなりません。賃金に関わることは後に労使間トラブルに発展する可能性もあるので、しっかりと明記します。

以上5つの点は特別条項で必ず記載すべき項目になります。

ではこれらを踏まえて実際にどのような特別条項の内容にすればいいのか、モデルケースを使って確認していきましょう。

２−１.モデルケース

今回のモデルケースは、日常的に残業の多い製造業の会社での特別条項の例をご説明します。良い例と悪い例とをご紹介しますので、上でご説明した5つのポイントを抑えながら確認してみましょう。

＜特別条項の良い例＞

「通常の生産量をはるかに上回る受注が集中し、さらに納期が迫っている場合は、労使間での協議を経た上で、1年間に6回を限度として1ヶ月70時間まで、1年で450時間まで労働時間を延長することができる。労働時間が1ヶ月45時間を超えた場合または1年360時間を超えた場合についての賃金割増率は2割5分と定める。」

必須記載事項をすべて盛り込んだ労使双方納得のできる内容となっています。

＜特別条項の悪い例＞

一方、必要事項を満たしていない会社側に都合の良い内容となっている特別条項を見てみましょう。「会社が必要と判断した場合、1日8時間、1ヶ月120時間、1年間1,200時間まで労働時間を延長することができる。適用回数は限度を設けないとする。」

こちらは、特別条項が適用される具体的な事情や労使間の合意があることや賃金割増率について触れられていません。そして何より時間外労働の上限が過労死となるレベルに達しており、従業員にとって耐えがたい負担となってしまいます。

特別条項を付ければ上限無く時間外労働をさせることができるとしても、従業員に重すぎる負担を強いる程の時間数は避け、できるだけ最小限に留めることが大切です。

３. 36協定（特別条項付き）の手続き方法

特別条項の内容や記入例が分かったところで、特別条項付き36協定の手続き方法についてみていきましょう。

３−１．36協定案を作成する

まずは会社側で36協定の案を作成します。ご参考までに、以下に36協定の雛形と記入例をご紹介します。特別条項については所定の欄がありますので、そこに記載するようにします。

【東京労働局】（36協定ひな形、記入例）

http://tokyo-roudoukyoku.jsite.mhlw.go.jp/hourei_seido_tetsuzuki/roudoukijun_keiyaku/36_kyoutei.html

【厚生労働省】（ひな形）

http://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/

３−２．従業員の過半数を代表する者を選出する

36協定は、事業場の労働者の過半数を代表する者と会社が締結することが労働基準法で定められています。ただし、従業員の過半数が加入している労働組合がある場合は、労働組合と締結することになります。

また、労働者の代表を選出する際には次の3つの点に注意しなければなりません。

• 代表者は事業所ごとに選出する
• 会社が一方的に指名してはいけない
• 管理監督者は代表にはなれない

３−３．36協定の締結

事業所ごとに従業員代表と協議の上、36協定を締結します。

３−４．労働基準監督署へ届け出る

全ての事業所で締結が完了したら、「時間外労働・休日労働に関する協定届」を管轄の労働基準監督署へ届け出ます。

４. 特別条項を設ける際の注意点

36協定に特別条項を付けるとかなりの時間外労働をさせることが可能となりますが、気を付けていただきたい注意点があります。

• 特別条項が適用されるのは「特別の事情」がある時のみ
  特別条項による時間外労働は、日常的な残業に対しては使うことはできません。繁忙期や大規模なクレームが発生した場合など、具体的な理由を決めて締結する必要があります。

• 上限時間の設定は慎重に
  特別条項では、上限時間については特に定めがありませんので、経営者の判断次第で無制限に決めることができてしまいます。しかし、従業員にあまりにも長い時間外労働を強いると過重労働により心身の健康を害するおそれが高まります。
  会社は従業員に対し安全配慮義務がありますので、時間外労働時間の上限は「過労死レベルのライン」を超えない時間数で定めることが求められます。

• 特別条項を付けると「立ち入り調査」が入る確率が高くなる
  労働基準監督署は、長時間労働に歯止めをかけるため、特別条項で1ヶ月80時間を超える時間外時間数で締結している会社を、立ち入り調査の対象としています。特別条項が付けられているということは、それだけで長時間労働が行われている会社であることになるため、労働基準法を犯しやすいと見られ監視の対象となりやすいようです。もちろん立ち入り調査は決して歓迎できるものではありませんが、大切なのはいつ調査が入ってもいいように、日頃から法律を守った労務管理を行うことです。

特別条項付き36協定を届け出た通りに時間外労働を行い、それと同時に時間外労働をなるべくさせないような業務方法を模索し続ける姿勢が大切です。

５.まとめ

従業員に時間外労働をさせるためには、まず36協定を締結し届け出る必要があります。これにより時間外労働が可能となりますが、繁忙期や予期せぬ大きなトラブルが発生した際など、さらなる時間外労働が必要になるときがあります。

そのようなケースに備えて36協定に特別条項を付けて時間外労働をさらに拡大しておくことができます。ただし、適用できるケースは上記のような限られた事情がある時のみで、年に6回までという制限もあります。

また、時間外労働数の上限が決められていなため「多めに記載しておこう」と考えがちですが、従業員の心身の健康のためにも必要最小限に留めておくことが大切です。

さらに、特別条項を付けるということは長時間労働が行われているということになりますので、立ち入り検査の対象となりやすいということを意識して、日頃から労務管理を適正に行い、時間外労働を削減するよう努力していくことも求められます。